Dọn góc làm việc xong mới nhận ra thiếu đủ thứ cần thiết
Top 7 thiết bị văn phòng cho người mới bắt đầu là chủ đề chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi nhất. Đây thường là câu hỏi từ người vừa chuyển sang làm việc tại nhà. Dọn xong góc làm việc, kê bàn kê ghế xong xuôi, nhiều người mới nhận ra vẫn còn thiếu đủ thứ. Đó là những thứ lặt vặt mà lúc đi làm văn phòng, họ chẳng bao giờ phải nghĩ tới.
Người mới bắt đầu làm việc tại nhà thường mua sắm theo cảm tính. Thấy cái gì hay là mua, thay vì theo đúng nhu cầu công việc thực tế. Bài này tổng hợp bảy thiết bị văn phòng cơ bản đáng trang bị trước tiên. Mỗi món có tiêu chí chọn và hạn chế thật, không tô hồng.
Với sản phẩm nào chúng tôi chưa nắm chắc thông số kỹ thuật cụ thể, chúng tôi sẽ ghi rõ điều đó. Bạn có thể kiểm tra thêm trước khi mua, thay vì để chúng tôi đoán mò.
Thiết bị 1: Máy in đa năng phù hợp với nhu cầu in ít
Với người mới làm việc tại nhà, tần suất in ấn thường không nhiều. Tiêu chí chọn ở đây là máy in vừa in vừa scan cơ bản. Không cần công suất lớn như máy in văn phòng công ty.
Máy này hợp với người thỉnh thoảng mới in hợp đồng, hóa đơn hay tài liệu họp. Không cần chi thêm tiền cho máy in tốc độ cao, vốn sinh ra cho khối lượng in lớn mỗi ngày. Có thể tham khảo thêm tiêu chí chọn máy in đa năng phù hợp nhu cầu in ít.
Hạn chế thật: máy in ít dùng dễ bị khô mực, tắc đầu phun, nhất là dòng in phun. Nói cách khác, mực để lâu không chảy sẽ đóng cặn trong đầu in. Chúng tôi khuyên nên in thử một trang mỗi tuần, chỉ để giữ máy hoạt động tốt. Có thể xem thêm cách sử dụng và bảo quản để máy in bền bỉ khi ít dùng.
Thiết bị 2: Ổ cắm điện thông minh cho góc làm việc nhiều thiết bị
Góc làm việc tại nhà thường cắm cùng lúc máy tính, màn hình phụ, đèn bàn, sạc điện thoại. Khi chọn ổ cắm, nên ưu tiên loại có tính năng chống quá tải. Tốt hơn nữa là có thể hẹn giờ bật tắt cho thiết bị không cần bật liên tục như đèn hay quạt.
Tình huống thực tế chúng tôi hay gặp là một bạn mới làm freelance. Bạn ấy cắm cùng lúc màn hình, máy in, đèn bàn và sạc laptop vào một ổ cắm thường. Dùng vài tháng thì ổ cắm nóng bất thường. Đây là dấu hiệu điển hình của quá tải công suất.
Nhược điểm cần biết: ổ cắm thông minh giá cao hơn ổ cắm thường khá nhiều, có loại gấp ba bốn lần. Nếu ngân sách ban đầu hạn chế, có thể ưu tiên ổ chống quá tải cơ bản trước.
Thiết bị 3: Máy hủy tài liệu cho người xử lý giấy tờ nhạy cảm
Ai thường xuyên in hợp đồng, chứng từ cần bảo mật thông tin sau khi dùng xong. Người này nên có riêng một máy hủy tài liệu tại nhà. Đây là thiết bị nhiều người mới không nghĩ tới, cho đến khi cần vứt giấy tờ có số tài khoản hay chữ ký.
Hợp với freelancer, người làm kế toán, pháp lý tại nhà. Cần hủy giấy tờ đúng cách thay vì xé tay hoặc vứt nguyên vào thùng rác.
Hạn chế thật: máy hủy tài liệu loại nhỏ cho gia đình thường có công suất hủy giới hạn, chỉ vài tờ mỗi lượt. Cần nghỉ sau một thời gian chạy liên tục. Loại này không phù hợp nếu khối lượng giấy tờ cần hủy mỗi ngày khá lớn.
Thiết bị 4: Đèn bàn làm việc chống mỏi mắt
Làm việc ban đêm hoặc trong phòng thiếu sáng tự nhiên khiến mắt mỏi nhanh hơn nếu dùng đèn không phù hợp. Khi chọn đèn bàn, nên ưu tiên loại điều chỉnh được độ sáng, ánh sáng dịu. Đèn quá chói hoặc quá tối đều không tốt cho mắt.
Chúng tôi từng nghe một bạn kể lại là bạn ấy ngồi làm việc dưới đèn huỳnh quang trắng gắt cả buổi tối. Sau vài tuần, bạn ấy thấy mắt mỏi và đau đầu thường xuyên hơn hẳn. Sau đó, bạn ấy đổi sang đèn bàn ánh sáng vàng dịu, có thể chỉnh độ sáng theo giờ. Tình trạng mỏi mắt, đau đầu giảm rõ rệt.
Điểm trừ cần lưu ý: đèn cao cấp có nhiều tính năng, như cảm biến ánh sáng tự động hay hẹn giờ. Giá thường cao hơn nhiều so với đèn bàn thông thường. Người mới có thể bắt đầu với đèn tầm trung, có nút chỉnh độ sáng cơ bản là đủ.
Bảng tổng hợp nhanh một số thiết bị văn phòng cho người mới bắt đầu
Danh sách dưới đây tóm gọn lại để dễ lên kế hoạch mua sắm theo thứ tự ưu tiên, phù hợp với ngân sách từng người.
- Máy in đa năng: ưu tiên cho người in ấn không thường xuyên, mức chi phí thấp đến trung bình, cần in thử định kỳ tránh khô mực.
- Ổ cắm điện thông minh: ưu tiên cho góc làm việc cắm nhiều thiết bị cùng lúc, mức chi phí trung bình và cao hơn ổ cắm thường, cần kiểm tra công suất chịu tải trước khi mua.
- Ghế làm việc công thái học: ưu tiên cho người ngồi làm việc liên tục nhiều giờ, mức chi phí trung bình đến cao, có thể chọn ghế tầm trung trước khi nâng cấp.
Thiết bị 5: Ghế làm việc hỗ trợ tư thế ngồi đúng
Người mới chuyển sang làm việc tại nhà toàn thời gian thường chưa quen ngồi lâu một chỗ. Họ dễ gặp vấn đề đau lưng, mỏi cổ chỉ sau vài tuần. Tiêu chí chọn ghế: ưu tiên loại có tựa lưng điều chỉnh được, hỗ trợ cột sống khi ngồi làm việc nhiều giờ liên tục.
Ghế công thái học, hiểu đơn giản, là ghế được thiết kế theo hình dáng tự nhiên của cột sống và vai. Loại ghế này giúp giảm áp lực lên lưng dưới so với ghế văn phòng thường.
Hạn chế thật: ghế công thái học tốt thường có giá khá cao, có loại lên đến vài triệu đồng. Người mới bắt đầu có thể cân nhắc ghế tầm trung, có tựa lưng điều chỉnh cơ bản. Sau đó, bạn có thể nâng cấp lên dòng cao cấp hơn.
Thiết bị 6: Camera an ninh cơ bản cho nhà có trẻ tự ở nhà sau giờ học
Người vừa làm việc tại nhà vừa cần giám sát an toàn cho con nhỏ nên cân nhắc sớm một thiết bị. Đó là camera an ninh có thể kết nối điện thoại. Khi chọn camera, nên ưu tiên loại có ứng dụng xem trực tiếp trên điện thoại. Chất lượng hình ảnh phải rõ vào ban đêm.
Tình huống thực tế: một phụ huynh làm việc tại nhà nhưng vẫn phải họp liên tục. Người này lắp camera ở phòng khách để tiện xem con đi học về có an toàn không. Dù đang trong cuộc họp, phụ huynh này vẫn có thể liếc qua điện thoại để kiểm tra.
Mặt hạn chế: camera cần kết nối wifi ổn định để xem trực tiếp mượt. Nếu khu vực nhà bạn sóng wifi yếu, hoặc hay mất mạng, hình ảnh dễ bị giật, trễ. Nếu nhà thường vắng người ban ngày, có thể tham khảo thêm giải pháp an ninh cho văn phòng không người trực.
Thiết bị 7: Ổ cứng di động hoặc dịch vụ lưu trữ sao lưu dữ liệu
Đảm bảo dữ liệu công việc quan trọng không bị mất khi máy tính gặp sự cố là việc quan trọng. Nhiều người mới làm việc độc lập hay bỏ qua việc này, cho đến khi máy hỏng thật.
Hợp với người mới làm việc tại nhà, chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu công ty hỗ trợ như trước đây. Ổ cứng di động là lựa chọn quen thuộc, giá không quá cao.
Hạn chế thật: ổ cứng di động có thể hỏng nếu va đập hoặc rơi, dù trông bên ngoài vẫn còn nguyên vẹn. Chúng tôi khuyên nên kết hợp thêm sao lưu đám mây cho những file quan trọng nhất. Nếu cần tìm thêm nơi lưu trữ dữ liệu ổn định, có thể tham khảo iserverhosting.com.
Sai lầm thường gặp khi mua sắm thiết bị văn phòng tại nhà
Dưới đây là ba sai lầm phổ biến nhất khi mua sắm thiết bị văn phòng tại nhà.
- Mua thiết bị đắt tiền ngay từ đầu: nhiều người mua ghế cao cấp nhất, máy in xịn nhất ngay tuần đầu, trong khi chưa xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế lâu dài, rồi vài tháng sau mới nhận ra nhu cầu thật sự khác hẳn.
- Bỏ qua yếu tố công thái học như ghế, đèn, chỉ tập trung vào thiết bị công nghệ như máy in, ổ cứng, trong khi ghế và đèn mới là hai thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe lâu dài.
- Không kiểm tra công suất ổ cắm trước khi cắm nhiều thiết bị cùng lúc; việc này có thể gây rủi ro cháy nổ, không chỉ đơn giản là ổ cắm hỏng.
Nên mua sắm từng bước hay đầu tư trọn bộ ngay từ đầu
Người mới nên ưu tiên các thiết bị cơ bản nhất trước: ghế, đèn, ổ cắm an toàn. Sau đó mới tính đến thiết bị chuyên sâu như máy hủy tài liệu hay camera an ninh.
Đầu tư dần theo nhu cầu thực tế phát sinh trong quá trình làm việc giúp tránh lãng phí tiền. Thiết bị mua về rồi không dùng đến chỉ là lãng phí. Nhiều người mua trọn bộ ngay từ đầu, sau đó phát hiện một nửa số thiết bị gần như không đụng tới.
Với ngân sách hạn chế, chúng tôi khuyên nên ưu tiên thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, tức ghế và đèn. Các thiết bị tiện ích khác như máy hủy tài liệu hay ổ cứng di động có thể mua sau.
Câu hỏi thường gặp
Người mới làm việc tại nhà nên ưu tiên mua thiết bị nào trước tiên?
Nên ưu tiên ghế ngồi và ổ cắm điện an toàn trước, vì đây là hai thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và an toàn hằng ngày. Các thiết bị còn lại có thể mua dần theo nhu cầu phát sinh.
Máy in đa năng giá rẻ có đủ dùng cho nhu cầu in ấn cơ bản không?
Đủ dùng nếu nhu cầu in không thường xuyên. Điều quan trọng hơn giá là thói quen in thử định kỳ, tránh để máy nằm im quá lâu khiến mực khô, tắc đầu in.
Có cần mua ghế công thái học đắt tiền ngay từ đầu không?
Không nhất thiết. Có thể bắt đầu với ghế tầm trung có tựa lưng điều chỉnh cơ bản. Sau đó, bạn có thể nâng cấp khi đã biết rõ mình ngồi làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày.
Camera an ninh giá rẻ có đủ tin cậy để giám sát nhà cửa không?
Tùy nhu cầu. Với nhu cầu cơ bản như xem con đi học về, camera giá rẻ có kết nối wifi ổn định vẫn đáp ứng được. Nếu cần lưu trữ lâu dài hoặc độ phân giải cao, nên kiểm tra thêm thông số cụ thể trước khi mua.