Máy in đa năng cho văn phòng tại nhà là món đồ tụi em hay bị khách hỏi nhiều nhất. Mới tuần trước, một anh khách quen gọi điện than thở. Anh mua máy đúng ba tháng, in có vài chục trang mà đầu phun đã tắc. Chữ ra mờ nhòe, chẳng khác gì bản photo lậu.
Anh chỉ in hợp đồng, hóa đơn, thỉnh thoảng vài trang báo cáo gửi khách. Số lượng không nhiều. Nhưng lần nào cũng cần bản đẹp, không thể mang ra tiệm photo chỉnh sửa được. Câu chuyện này tụi em nghe không dưới chục lần trong mấy năm tư vấn thiết bị văn phòng. Người làm việc tại nhà hay nghĩ in ít thì máy nào cũng được, mua đại cho xong. Thực chất, nếu chọn sai loại ngay từ đầu, máy in càng ít dùng lại càng dễ hư.
Nhu Cầu Đặc Thù Của Người Làm Việc Tại Nhà Khi Chọn Máy In
Trước khi chọn máy, tụi em luôn hỏi khách một câu: bạn in cái gì, bao nhiêu lần một tuần? Câu trả lời ở nhóm làm việc tại nhà gần như luôn giống nhau. Vài trang hợp đồng, đôi tờ hóa đơn, thỉnh thoảng in vé xe hay giấy tờ cá nhân. Tần suất thấp, nhưng chất lượng bản in vẫn phải chỉn chu. Đây là thứ đại diện cho hình ảnh công việc của họ trước đối tác. Một bản in nhòe chữ, lệch màu, không ai muốn đưa cho khách hàng xem.
Không gian cũng là bài toán khác hẳn văn phòng công ty. Bàn làm việc tại nhà thường chỉ đủ chỗ cho laptop, vài cuốn sổ và một góc nhỏ cho máy in. Máy in đa năng khổ lớn, cồng kềnh kiểu doanh nghiệp sẽ chiếm hết diện tích quý giá đó. Tụi em từng lắp một chiếc máy in laser đa chức năng cỡ lớn cho một bạn làm freelance thiết kế. Kết quả là máy phải kê ké trên nóc tủ. Mỗi lần thay giấy, bạn ấy phải nhấc máy xuống bàn mới thao tác được.
Chi phí vận hành cũng đáng cân nhắc kỹ hơn người ta tưởng. Máy in càng để lâu không dùng, mực càng dễ khô, đầu phun càng dễ tắc. Lúc đó chi phí thay hộp mực, vệ sinh đầu in nhiều khi còn tốn hơn tiền mua máy giá rẻ ban đầu.
Tụi em gặp không ít khách đang tự kinh doanh nhỏ tại nhà. Họ vừa đóng hàng, vừa tự vận hành một website bán hàng online. Mỗi ngày họ cần in đơn hàng và phiếu giao hàng, dù số lượng không nhiều. Với nhóm này, chọn đúng dòng máy tiết kiệm mực khi in ngắt quãng quan trọng hơn cả tốc độ in. Mua máy in tốc độ cao cho nhu cầu này chẳng khác gì mua xe tải để chở vài ký gạo mỗi tuần. Vừa phí tiền, vừa chiếm chỗ.
Tiêu Chí Chọn Máy In Đa Năng Phù Hợp Nhu Cầu In Ít
Nói dễ hiểu, máy in đa năng là loại gộp chung in, scan, photocopy trong một thân máy. Mua một cái dùng được ba việc, đỡ phải sắm riêng từng món. Với người in ít, tiêu chí đầu tiên tụi em luôn khuyên là công nghệ chống khô mực khi để lâu không dùng. Tốc độ in hay khổ giấy lúc này không còn là ưu tiên số một nữa.
Máy in phun đời mới có đầu phun kín khí, tự làm sạch định kỳ. Loại này ít bị tắc dù cả tuần không bật máy, phù hợp nhóm in vài chục trang mỗi tháng. Máy in laser thì mực ở dạng bột, gần như không khô theo thời gian. Máy laser thường to hơn, giá gốc cao hơn một chút. Nhưng bù lại, nó hợp với người vừa in tài liệu vừa cần chữ sắc nét bền lâu. Để dễ hình dung, tụi em tóm tắt khác biệt ở bảng dưới đây.
| Tiêu chí | Máy in phun đa năng | Máy in laser đa năng |
|---|---|---|
| Phù hợp tần suất | Vài chục trang/tháng, có in ảnh màu | Vài trăm trang/tháng, chủ yếu văn bản |
| Nguy cơ khi để lâu không in | Dễ khô đầu phun nếu quá 2-3 tuần không dùng | Hầu như không khô mực dù để cả tháng |
| Chi phí ban đầu tham khảo | Thường khoảng 2-4 triệu đồng cho dòng để bàn | Cao hơn một chút, bù lại bền hơn khi ít dùng |
Kích thước cũng nên đo trước khi mua, đừng chỉ nhìn ảnh trên trang bán hàng. Với bàn làm việc tại nhà cỡ trung, máy in đa năng khổ A4 để bàn thường vừa vặn hơn. Dòng khổ lớn dành cho phòng in chuyên nghiệp sẽ hơi thừa thãi ở đây. Chọn thiết bị văn phòng cũng cần một bộ tiêu chí rõ ràng ngay từ đầu, không nên mua theo cảm tính. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bây giờ cũng làm vậy khi cân nhắc tiêu chí kỹ thuật khi chọn phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ. Có tiêu chí rồi mới đỡ mua nhầm. Đỡ tốn tiền sửa sai về sau.
Chức năng scan và photocopy tích hợp cũng đáng cân nhắc kỹ, đừng xem là phụ. Nhiều người làm việc tại nhà vẫn phải gửi bản sao hợp đồng, giấy tờ cho đối tác qua email. Có máy scan sẵn trên thân máy in, việc này chỉ mất một phút, khỏi phải chạy ra tiệm photocopy đầu ngõ. Một chị khách của tụi em từng kể, trước đây mỗi lần cần sao y giấy tờ, chị phải chạy xe đi hai cây số. Từ ngày đổi sang máy in đa năng có scan, chị làm ngay tại bàn, tiết kiệm cả thời gian lẫn tiền gửi xe.
Cách Sử Dụng Và Bảo Quản Để Máy In Bền Bỉ Khi Ít Dùng
Đây là phần khách hay bỏ qua nhất. Nhưng lại là phần quyết định máy in sống được bao lâu. Nguyên tắc đơn giản: máy in không phải cứ cắm điện để đó là yên tâm. Càng ít dùng, máy càng cần “vận động” định kỳ. Tụi em thường khuyên khách đặt lịch in thử một trang mỗi tuần, kể cả khi chưa có nhu cầu thật. Việc này đẩy mực qua đầu phun, tránh mực đọng lại rồi khô cứng. Với máy in phun, bỏ quên ba bốn tuần là khả năng tắc đầu in tăng rõ rệt.
Vị trí đặt máy cũng ảnh hưởng nhiều hơn người ta nghĩ. Máy in đặt gần cửa sổ, gần bếp, hay nơi nhiều bụi sẽ dễ bị bụi lọt vào khe giấy. Bụi bám lâu ngày lên trục cuốn, làm giấy hay bị kẹt. Tụi em từng xử lý một ca máy in kẹt giấy triền miên. Tháo ra mới phát hiện bụi bám dày cả lớp quanh trục cao su. Chỉ vì máy đặt sát bếp nấu suốt hai năm, không ai lau dọn. Nơi khô ráo, tránh nắng trực tiếp và xa nguồn nhiệt là đủ, không cần phòng riêng biệt gì cầu kỳ.
Ba Lỗi Bảo Quản Khiến Máy In Hư Sớm Dù Ít Dùng
Nếu bạn chuẩn bị dọn sang chỗ làm việc mới, đây cũng là lúc nên kiểm tra lại máy in. Không chỉ bàn ghế hay đường mạng mới cần lên danh sách. Có khách của tụi em từng bê nguyên máy in cũ, chưa vệ sinh, sang văn phòng mới. Máy hỏng ngay tuần đầu tiên sử dụng. Trước khi dọn, nên tham khảo qua dịch vụ hỗ trợ khi chuyển văn phòng để có danh sách việc cần chuẩn bị. Nhờ vậy, việc sắp xếp lại thiết bị như máy in sẽ đỡ bị bỏ sót.
Giấy in cũng là chi tiết nhỏ mà ảnh hưởng lớn, nhiều người bỏ qua. Giấy để trong khay lâu ngày, gặp ẩm, dễ bị cong mép hoặc dính lại với nhau. Máy kéo giấy bị lệch, kẹt giấy liên tục, tưởng máy hỏng nhưng thực ra chỉ tại giấy. Với người ít in, tụi em khuyên nên để giấy trong bao kín, chỉ lấy ra vài chục tờ đủ dùng. Đừng đổ nguyên ram giấy vào khay rồi bỏ đó cả tháng.
Vệ sinh đầu in định kỳ theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất là bước cuối cùng. Đây cũng là bước hay bị làm sai nhất. Một số người tự ý dùng cồn hoặc khăn ướt lau đầu phun. Tưởng làm sạch nhanh, nhưng lại khiến đầu in xuống cấp sớm hơn. Hai lưu ý nhỏ đáng nhớ:
- Chỉ dùng chức năng vệ sinh đầu in có sẵn trong máy, không tự ý tháo lắp nếu không rành kỹ thuật.
- Thay hộp mực chính hãng đúng thời điểm khuyến nghị, mực trôi nổi giá rẻ dễ làm nghẹt đầu phun nhanh hơn bình thường.
Máy In Nào Xứng Đáng Có Mặt Trong Góc Làm Việc Tại Nhà
Không cần máy in xịn nhất, đắt nhất. Cái mà người làm việc tại nhà cần là một chiếc máy in đa năng vừa cỡ bàn, ít khô mực khi để lâu. Máy gộp được cả scan lẫn photocopy để đỡ mua thêm thiết bị khác. In vài chục trang một tháng vẫn xứng đáng có bản in sắc nét, miễn là chọn đúng công nghệ và chăm sóc máy đều đặn thay vì bỏ mặc trong góc phòng.
Nếu công việc đang dần mở rộng, chắc chắn sẽ có thêm nhu cầu số hóa việc vận hành, ngoài chuyện in ấn. Tụi em vẫn hay gợi ý xem thêm cách doanh nghiệp nhỏ từng bước chuyển đổi số để vận hành gọn nhẹ hơn. Bắt đầu từ những thứ nhỏ, như chọn đúng một chiếc máy in phù hợp nhu cầu, cũng là một bước đáng kể. Đầu tư đúng ngay từ đầu, dù chỉ là một thiết bị nhỏ, luôn rẻ hơn về sau. Sửa chữa hay thay máy mới, chỉ sau vài tháng dùng sai cách, mới thật sự tốn kém.