Không lâu trước đây, đội ngũ chúng tôi ngồi cạnh một nhân viên văn phòng gõ tay từng dòng báo cáo doanh số suốt gần hai tiếng đồng hồ. Trong khi đó, chiếc máy tính của bạn ấy đã có sẵn công cụ AI có thể hoàn thành phần lớn công việc đó chỉ trong vài phút. Điều kiện duy nhất là phải biết bật đúng tính năng. Đó chính là lý do mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office đáng được bạn tìm hiểu kỹ hơn.
Thói quen copy-paste lặp đi lặp lại dù phần mềm đã hỗ trợ tự động là điều chúng tôi gặp khá thường xuyên. Ngay cả với những người tự nhận mình rành công nghệ cũng vậy. Vì sao những mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office hữu ích như thế lại ít người biết đến? Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất khi tư vấn tối ưu quy trình làm việc cho khách hàng.
Nguyên nhân khá đơn giản. Các tính năng AI thường nằm sâu trong menu. Chúng không được giới thiệu nổi bật mỗi khi phần mềm cập nhật. Người dùng đã quen giao diện cũ nên ít khi chủ động khám phá thêm. Hậu quả là một kho công cụ mạnh mẽ cứ nằm yên đó, trong khi bạn vẫn làm việc theo cách cũ suốt nhiều năm liền.
Mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office: loạt tính năng AI ẩn trong Word, Excel, PowerPoint
Trợ lý viết, tóm tắt và gợi ý công thức tự động là nhóm đầu tiên chúng tôi khuyên bạn thử ngay. Trong Word, trợ lý viết có thể gợi ý cách diễn đạt mượt hơn cho một đoạn văn còn lủng củng. Nó cũng tóm tắt nhanh một tài liệu dài. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn phải đọc lại một bản hợp đồng dài trước giờ họp.
Trong Excel, gợi ý công thức giúp bạn xử lý bảng dữ liệu phức tạp mà không cần nhớ hết cú pháp hàm. Bạn chỉ cần mô tả điều mình muốn tính, phần còn lại công cụ lo. Đội ngũ chúng tôi thấy đây là tính năng giúp những người ít dùng Excel tự tin hơn rất nhiều.
Tạo slide và biểu đồ chỉ từ vài dòng mô tả
Đây là tính năng nhiều người dùng chưa từng bật thử, dù nó có thể rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị thuyết trình. Bạn nhập nội dung chính, công cụ AI trong PowerPoint sẽ đề xuất bố cục slide và biểu đồ minh họa phù hợp.
Chúng tôi từng thử với một báo cáo quý dài bốn mươi trang. Phần dàn trang thủ công thường mất gần một buổi chiều. Khi dùng gợi ý tự động, bước đầu hoàn tất trong khoảng nửa giờ. Sau đó chỉ cần chỉnh màu sắc và số liệu cho khớp nhận diện thương hiệu. Lưu ý là gợi ý chỉ là bản nháp, bạn vẫn phải kiểm tra lại từng con số và thông điệp.
Mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office để cắt thời gian xử lý báo cáo và hợp đồng
Bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Mẫu tài liệu tái sử dụng: lưu sẵn một mẫu chuẩn cho báo cáo hoặc hợp đồng, mỗi lần chỉ thay dữ liệu mới.
- Ghi macro cho thao tác lặp: không cần biết lập trình, chỉ cần thực hiện thao tác định dạng một lần để máy ghi nhớ.
- Rà soát bằng AI trước khi gửi email: tính năng kiểm tra ngữ pháp giúp giảm rủi ro sai sót với email quan trọng gửi cấp trên và đối tác.
- Bật đồng bộ đám mây: tránh tình huống làm dở tài liệu trên máy này rồi quên mang sang máy kia.
Chúng tôi từng gặp một email thiếu đúng một chữ “không” ở điều khoản thanh toán. May mắn người nhận phát hiện kịp, nhưng chỉ một lỗi nhỏ như vậy cũng đủ gây phiền phức lớn.
Nếu chưa nắm rõ hệ sinh thái các công cụ trong bộ phần mềm, bạn có thể đọc thêm Microsoft Office là gì mà chúng tôi đã tổng hợp.
Bắt đầu từ đâu để không phải học lại từ đầu
Hãy chọn một đến hai tính năng dùng thử trước, rồi mở rộng dần khi đã quen tay. Đội ngũ chúng tôi nhấn mạnh điều này vì cố học mọi thứ cùng lúc rất dễ khiến người dùng quá tải và bỏ cuộc giữa chừng.
Trước khi nâng cấp hay mua thêm bản quyền, bạn nên xem qua tham khảo giá Microsoft Office để nắm rõ chi phí. Điều này giúp bạn đầu tư đúng gói, không phải trả tiền cho những tính năng chưa bao giờ dùng đến.
Nếu muốn tự động hóa các thao tác nhàm chán hơn nữa, bạn có thể tham khảo cách dùng Power Automate để tự động hóa quy trình Office. Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến việc làm báo cáo nhanh hơn, mẹo tạo báo cáo tự động trong Excel không cần công thức khó cũng là bài đọc đáng xem tiếp.
Để tham khảo thêm về các giải pháp phần mềm và công cụ hỗ trợ, bạn có thể xem trang chính thức của Microsoft 365, nơi cập nhật đầy đủ các tính năng mới nhất.
Kết luận
Các tính năng AI ẩn trong Microsoft Office thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ mỗi tuần nếu biết khai thác đúng cách. Chỉ cần bắt đầu từ vài tính năng đơn giản, bạn sẽ thấy hiệu suất làm việc cải thiện rõ rệt. Hãy thử bật một tính năng hôm nay và xem thời gian của bạn được giải phóng ra sao.