Trong công việc văn phòng hằng ngày, bộ công cụ Microsoft Office gần như có mặt ở mọi bàn làm việc. Thế nhưng nhiều người mới chỉ dùng ở mức cơ bản: gõ văn bản, tạo bảng tính, mở vài slide. Bên mình từng gặp không ít bạn nhân viên mất cả buổi chiều để làm việc mà một vài thao tác nhỏ đã có thể rút xuống còn vài phút. Bài viết này chia sẻ những mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office mà chúng tôi thấy hữu ích nhất khi làm việc thực tế.
Vì sao nên nắm chắc các mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office?
Office không khó, chỉ là nó có rất nhiều tính năng ẩn. Khi biết cách dùng đúng, bạn sẽ thấy mỗi ngày tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể. Cộng lại qua một tháng, con số này không hề nhỏ.
Điều quan trọng hơn là sự ổn định. Một file báo cáo được dựng bằng công thức và bảng biểu chuẩn sẽ dễ kiểm tra, dễ chia sẻ cho đồng nghiệp và ít sai sót hơn so với việc gõ tay từng con số.
Mẹo với Word: giữ định dạng văn bản đồng nhất
Khi soạn tài liệu dài, lỗi phổ biến nhất là định dạng lộn xộn: mỗi tiêu đề một cỡ chữ, mỗi đoạn một kiểu khoảng cách. Cách xử lý hiệu quả là dùng Styles thay vì chỉnh tay từng đoạn. Bạn chọn Heading 1, Heading 2 cho tiêu đề, còn nội dung để ở Normal. Sau đó, nếu muốn đổi màu hay font chung, chỉ cần sửa style là toàn bộ tài liệu thay đổi theo.
Một mẹo nữa là bật Navigation Pane (phím tắt Ctrl + F rồi chọn tab Headings). Khi file dài vài chục trang, bạn có thể nhảy nhanh đến từng phần mà không phải cuộn chuột mỏi tay.
Mẹo với Excel: làm việc thông minh hơn với dữ liệu
Excel là nơi nhiều người cảm thấy quá tải nhất. Thực tế, bạn không cần thuộc hết hàm. Chỉ cần nắm vài thao tác cốt lõi là đã đủ xử lý phần lớn công việc.
- Ctrl + T để biến vùng dữ liệu thành Table: công thức tự mở rộng khi bạn thêm dòng mới.
- Flash Fill (Ctrl + E) giúp tách hoặc ghép chuỗi chỉ sau một ví dụ mẫu.
- Filter nhiều điều kiện để lọc nhanh danh sách khách hàng hoặc đơn hàng theo nhiều tiêu chí cùng lúc.
Khi làm báo cáo tuần, chúng tôi thường dựng một PivotTable từ bảng dữ liệu gốc. Chỉ với vài cú kéo thả, bạn có ngay bảng tổng hợp theo nhân viên, theo tháng hay theo khu vực. Đây là cách làm mà chúng tôi tin là bền nhất, vì dữ liệu gốc thay đổi thì bảng tổng hợp cập nhật theo sau.
Lưu ý: trước khi tạo công thức phức tạp, hãy kiểm tra lại kiểu dữ liệu của cột. Số được lưu dạng văn bản là nguyên nhân khiến nhiều công thức SUM trả về kết quả sai mà người dùng không nhận ra ngay.
Mẹo với PowerPoint: trình bày gọn, tiết kiệm thời gian
Một bài thuyết trình tốt không nằm ở số hiệu ứng, mà ở cách sắp xếp thông tin. Bên mình thường khuyên bạn giữ mỗi slide chỉ một thông điệp chính, chữ không quá dày và hình ảnh đủ rõ.
Để làm nhanh, hãy dùng Slide Master (tab View) để thiết lập font, màu và logo một lần duy nhất. Các slide mới sẽ tự kế thừa phong cách này, bạn không phải căn chỉnh lại từng trang. Ngoài ra, phím F5 giúp trình chiếu từ slide đầu, còn Shift + F5 để tiếp tục từ slide đang đứng, rất tiện khi bạn cần xem lại giữa chừng.
Mẹo với Outlook và OneNote: quản lý thông tin hằng ngày
Hộp thư đến đầy email là vấn đề quen thuộc của nhiều nhân viên văn phòng. Outlook có tính năng Quick Steps cho phép gom một chuỗi thao tác như chuyển thư vào thư mục, đánh dấu và gửi lại thành một nút bấm. Bạn cũng nên dùng Rules để tự động phân loại thư từ những nguồn thường xuyên gửi đến.
Với OneNote, chúng tôi hay dùng để ghi chú biên bản họp. Bạn tạo một notebook cho từng dự án, mỗi buổi họp là một trang riêng, còn việc cần làm được đánh dấu bằng checkbox. Khi cần tìm lại thông tin, tính năng tìm kiếm của OneNote quét được cả nội dung trong hình ảnh đã chèn.
Lưu trữ và chia sẻ an toàn với OneDrive
Một mẹo ít người để ý là lưu tài liệu trực tiếp lên OneDrive thay vì để trên máy tính cá nhân. Khi đó, bạn có thể đồng thời chỉnh sửa cùng đồng nghiệp trong Word hay Excel, và lịch sử phiên bản giúp khôi phục nếu lỡ xóa nhầm nội dung. Hãy kiểm tra lại quyền chia sẻ trước khi gửi link, đặc biệt với các file có dữ liệu nhạy cảm.
Kết luận
Các mẹo sử dụng công cụ Microsoft Office không cần học thuộc lòng. Bạn chỉ cần chọn ra vài thao tác phù hợp với công việc hiện tại, luyện tập đều đặn trong một hai tuần, rồi dần dần thành thói quen. Nếu bạn đang tìm thêm thiết bị hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn tại nhà, hãy tham khảo danh sách 7 thiết bị văn phòng cho người mới làm việc tại nhà mà chúng tôi đã tổng hợp, và mẹo tạo báo cáo tự động trong Excel để tiếp tục nâng cấp kỹ năng bảng tính.