Mở văn phòng mới kéo theo vô số đầu việc, và các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như website, phần mềm, hosting, vệ sinh công trình thường bị đẩy xuống cuối danh sách. Chúng tôi từng đồng hành cùng một startup công nghệ ngay trong tuần đầu dọn về văn phòng mới. Điều khiến đội ngũ sáng lập bối rối nhất lại không phải sản phẩm. Họ chưa có website. Chưa đăng ký hosting. Phòng làm việc thì bừa bộn vì chưa ai phụ trách vệ sinh. Bạn nên nghĩ tới những việc này từ sớm, vì chúng quyết định cảm giác ban đầu của cả khách hàng lẫn nhân viên.
Các đội ngũ công nghệ mới thường dồn toàn bộ thời gian vào sản phẩm cốt lõi. Họ quên rằng nền tảng mới là thứ giúp văn phòng vận hành trơn tru. Khi đối tác muốn tìm hiểu, việc đầu tiên họ làm là gõ tên công ty lên mạng. Nếu không thấy website, người ta dễ nghi ngờ độ uy tín. Vì vậy, dịch vụ hỗ trợ không phải chi tiết phụ. Đó là phần nền giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên.
Những hạng mục dễ bị bỏ sót khi mở văn phòng mới
Trước hết là hạ tầng web và phần mềm. Nhiều người nghĩ chỉ cần sản phẩm chạy được là đủ. Thực tế, một website đơn giản giới thiệu công ty, dịch vụ và thông tin liên hệ đã đóng vai trò rất lớn. Bạn có thể bắt đầu với gói hosting vừa phải, cài website bằng mã nguồn phổ biến, rồi mở rộng khi nhu cầu tăng. Đừng chờ đủ mọi thứ mới làm, vì website cần thời gian để được tìm thấy trên công cụ tìm kiếm.
Thứ hai là email và công cụ làm việc chung. Một địa chỉ email gắn với tên miền riêng trông chuyên nghiệp hơn hẳn email cá nhân. Chi tiết này nhỏ, nhưng nó xuất hiện ngay ở lần liên lạc đầu tiên với đối tác. Thiết lập từ đầu để cả đội dùng chung một chuẩn sẽ đỡ rắc rối về sau.
Cuối cùng là vệ sinh và bảo trì công trình. Chúng tôi thường thấy các văn phòng mới trì hoãn việc này vì nghĩ số người còn ít. Nhưng chính giai đoạn đầu quyết định thói quen làm việc của cả đội. Một không gian sạch sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn, và khách đến cũng yên tâm hơn.
Ưu tiên website và hosting trước
Nếu phải chọn một thứ để làm trước, chúng tôi thường khuyên bạn bắt đầu với website và hosting. Lý do khá thực tế: website là nơi khách hàng tiềm năng tìm đến khi muốn đánh giá doanh nghiệp. Một trang chập chờn vì hosting kém sẽ khiến khách mất niềm tin ngay lập tức. Hosting ổn định không nhất thiết phải đắt, nhưng cần được chọn đúng theo lưu lượng truy cập dự kiến. Bạn không cần đăng ký gói lớn ngay, chỉ cần đảm bảo nó đủ nhanh và đủ ổn định cho giai đoạn đầu.
Khi đã có website, bước tiếp theo là phần mềm quản lý. Tùy ngành nghề, bạn có thể cần phần mềm kế toán, quản lý khách hàng, hoặc những công cụ đơn giản hơn. Chúng tôi từng giúp một nhóm bốn người dựng báo cáo doanh thu hằng tuần chỉ trong vài giờ, chỉ bằng các thao tác có sẵn trong Excel. Họ tiết kiệm được kha khá thời gian mỗi tháng mà không phải đầu tư phần mềm đắt tiền.
Vệ sinh công trình và bảo trì định kỳ
Vệ sinh công trình không phải việc phụ. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và năng suất của nhân viên. Bạn nên thống nhất lịch vệ sinh định kỳ, chẳng hạn hằng tuần cho khu làm việc và hằng tháng cho kính, trần và hệ thống điều hòa. Khi lịch đã cố định, bạn không phải nhắc đi nhắc lại mỗi lần phòng bắt đầu bừa bộn.
Hãy để ý kỹ đến kính văn phòng, đặc biệt là những mặt kính lớn đón nắng. Bụi bẩn và vết ố bám lâu ngày khiến không gian trông cũ kỹ, dù nội thất vẫn mới. Một đơn vị vệ sinh kính có kinh nghiệm sẽ biết làm sạch mà không làm hỏng lớp phủ bảo vệ. Đây là điều bạn nên hỏi kỹ trước khi ký hợp đồng.
Cách chọn đối tác dịch vụ phù hợp
Đừng đợi sát ngày khai trương mới bắt đầu tìm đối tác. Hãy lập danh sách dịch vụ cần thiết ngay từ giai đoạn lên kế hoạch. Khi có đủ thời gian, bạn mới so sánh được báo giá, xem hồ sơ dự án và hỏi rõ quy trình. Nếu đang hoàn thiện kế hoạch tổng thể, bạn có thể tham khảo kinh nghiệm lập kế hoạch kinh doanh để có cái nhìn bài bản hơn trước khi chốt đối tác.
Đừng chỉ chọn đơn vị rẻ nhất. Giá thấp rất hấp dẫn trong giai đoạn đầu. Nhưng nếu đối tác không đủ năng lực mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng, bạn sẽ phải tìm người mới, và chi phí chuyển đổi thường cao hơn khoản tiết kiệm ban đầu. Ưu tiên những đơn vị hiểu nhu cầu phát triển của bạn và sẵn sàng hỗ trợ lâu dài.
Ngoài dịch vụ vận hành, doanh nghiệp còn cần tài liệu giới thiệu để gửi cho đối tác và khách hàng. Bạn có thể xem qua mẫu brochure cho doanh nghiệp mà chúng tôi đã chuẩn bị, rồi chỉnh sửa theo đặc thù công ty mình. Khi muốn hiểu sâu hơn về cách chọn lựa hạ tầng, bạn cũng nên đọc Top 5 giải pháp website, phần mềm và hosting cho người mới. Bài này giải thích từng lựa chọn cụ thể, phù hợp với đội ngũ đang bắt đầu từ con số không.
Kết luận
Chuẩn bị đủ dịch vụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp công nghệ vận hành ổn định ngay từ ngày đầu. Bạn không phải xử lý gấp những thiếu sót phát sinh khi văn phòng đã hoạt động. Chỉ cần lên kế hoạch kỹ cho cả hạ tầng công nghệ lẫn dịch vụ vận hành cơ bản, đội ngũ sẽ có thời gian tập trung vào sản phẩm và khách hàng.
Hãy rà soát lại các dịch vụ đang dùng ít nhất mỗi sáu tháng. Nhu cầu doanh nghiệp thay đổi theo từng giai đoạn. Gói hosting lúc khởi nghiệp có thể chật khi lượng truy cập tăng, và lịch vệ sinh hằng tuần có thể cần đổi thành hằng ngày khi nhân sự đông hơn. Chủ động kiểm tra giúp hạ tầng hỗ trợ không bị tụt lại so với tốc độ phát triển thực tế.